Eine Fachapplikation für OdR ist erfahrungsgemäss auch eine erweiterte und spezialisierte  Geschäftsverwaltung.

Jeweils unterschiedliche Teile der fachlichen Spezialitäten der OdR werden in den verschiedenen Geschäftsarten gebraucht. Es gibt zudem Anforderungen, die für alle Geschäftsarten gelten, siehe auch Menuposition „Rund um eine Fachapplikation“  in dieser Homepage.

Geschäfte können sehr unterschiedlich sein

Es ist hilfreich, wenn die Fachapplikation und Geschäftsverwaltung solche Unterschiede explizit unterstützen kann:

• Die Anzahl der Geschäfte kann pro Art sehr unterschiedlich sein.
• Der Umfang kann klein sein oder gross (z. Bsp. mit Hunderten von Parteien oder Tausenden von Prozessschritten, etc.).
• Die Durchlaufzeit variiert zwischen wenigen Stunden und mehreren Jahren.
• Die Komplexität hat eine grosse Bandbreite.
• Die Prozesse können wenig bis weitgehend geregelt sein.

Wenn beispielsweise die Menge an Geschäften gross und deren Komplexität niedrig ist, sind Automatismen zur Massenverarbeitung ein gutes Mittel. Komplexe, lang dauernde Geschäfte hingegen erfordern differenzierte Strukturen zur Gliederung und Abwicklung.

Einige domänenspezifische Geschäftsarten:

• Strafsachen
• Zivilsachen
• Verwaltungssachen
• Rechtshilfen
• Bewilligungen
• Aufsichten (diverse)
• Opferhilfe
• Straf- und Massnahmenvollzug
• Insassenverwaltung Anstalten
• Klientenverwaltung BWH
• Anwaltsregister
• …

Administrativgeschäfte:

• Geschäftsleitung
• Stab
• Informatik
• Organisation
• Richtlinien und Weisungen
• Personal
• Behördenverkehr
• Vernehmlassungen
• …

Elektronische GEschäftsVERwaltung  GEVER

Mit der elektronischen Geschäftsverwaltung (GEVER) müssen alle geschäftsrelevanten Informationen gemäss gesetzlichem Auftrag verwaltet werden können. Dies betrifft auch die elektronische Akte mit den dazugehörigen Prozessen.

Basis bilden zahlreiche Standards wie unter anderem ISO-15489 oder Mo_Req. Häufig wird in diesem Zusammenhang auch der englische Begriff  Records Management verwendet.

Dieses Thema dürfte bei den OdR auf der Agenda der nächsten Jahre vermehrt eine Rolle spielen.

Nachfolgend dazu einige Stichworte:

• Daten rechtskonform sammeln, verwalten, bewirtschaften und aussondern (an Staatsarchive übergeben und löschen)
• Ordnungssystem, umfasst alle Aufgaben des OdR
• Geschäftsarten
• Struktur der Dossiers resp. der Akten
• Elektronische Akte
• differenzierte Zugriffsprofile
• Prozessschritte
• Dokumente und weitere Dateien
• Personen und Beteiligte
• Fristen, Termine
• Pendenzen-Bewirtschaftung,
• Workflow
• Statistiken und Monitoring
• geschäftsbezogenes Rechnungswesen
• weitere…